소규모 건물 관리의 필수 체크리스트: 비용 절감과 안전 유지의 비결

 

 

소규모 건물의 특징과 도전 과제

소규모 건물의 가장 큰 특징 중 하나는 운영 경비 측면에서 청소부, 경비원, 건물주 등의 별도의 인력을 고용하여 건물을 관리하는 것이 부적합하다는 점입니다. 따라서 소규모 건물을 효과적으로 관리하기 위해서는 운영 효율성을 개선하고, 특히 여름철 폭우와 겨울철 동결에 대한 철저한 관리를 해야 합니다. 이와 함께 소방, 전기, 엘리베이터 등의 안전 관리도 중요한 요소로 추가되어야 합니다.

 

효율적인 운영을 위한 관리 방법

통합 관리 시스템 도입:

자동화된 관리 시스템: 소규모 건물의 경우, 인력을 최소화하면서도 효율적인 관리를 위해 자동화된 관리 시스템을 도입하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 출입 관리 시스템, CCTV를 통한 원격 모니터링, 자동 조명 및 난방 시스템 등을 활용하여 운영 비용을 절감할 수 있습니다.
외부 업체와의 계약: 필요 시, 청소나 시설 관리와 같은 특정 작업은 외부 전문 업체와의 계약을 통해 처리할 수 있습니다. 이는 비용 효율적일 뿐만 아니라, 전문성을 확보할 수 있는 방법입니다.

 

기상 조건에 따른 철저한 대비:

여름철 폭우 대비: 여름철에는 폭우로 인해 건물 내부로 물이 유입될 가능성이 큽니다. 이를 방지하기 위해 베란다 배수구를 정기적으로 청소하고, 배수로의 막힘을 예방하는 장치를 설치하는 것이 중요합니다. 배수구가 막힐 경우, 물이 건물의 계단이나 엘리베이터로 유입될 수 있으며, 이는 큰 수리 비용을 초래할 수 있으므로 주의가 필요합니다.

겨울철 동결 대비: 겨울철에는 동결로 인해 배수관이 파열되거나, 외부에서 유입된 물이 얼어 건물 구조에 손상을 줄 수 있습니다. 이를 예방하기 위해 배수관에 보온재를 감싸거나, 필요 시 난방 장치를 설치하여 동결을 방지해야 합니다.

지하층 관리의 중요성

소규모 건물은 보통 지하 1층과 지하 2층을 포함하고 있으며, 이들 층에서 발생하는 외부 유입수, 우수, 그리고 하수의 처리가 매우 중요합니다.

배수 펌프 관리:

자동 배수 펌프: 지하층에 물이 고일 경우 자동으로 배출할 수 있는 배수 펌프의 관리가 필수적입니다. 정기적인 점검을 통해 펌프가 정상적으로 작동하는지 확인하고, 필요시 즉시 수리 또는 교체해야 합니다. 특히, 여름철 폭우 시에는 펌프의 과부하로 인해 문제가 발생할 수 있으므로 대비책을 마련해야 합니다.

 

화장실 폐수 배출: 

 

지하층에서 사용되는 화장실의 폐수 처리는 특히 주의가 필요합니다. 폐수의 원활한 배출을 위해 배수 펌프를 보강하고, 정기적으로 점검하여 막힘이나 역류 현상이 발생하지 않도록 해야 합니다. 이를 위해 높은 품질의 배관 및 펌프 시스템을 사용하는 것이 좋습니다.

안전 관리

소방 안전:

화재 경보 시스템과 소화기 설치: 소규모 건물이라도 소방 안전은 결코 소홀히 해서는 안 됩니다. 화재 경보 시스템과 소화기를 적절한 위치에 설치하고, 정기적으로 점검하여 유사 시 즉각적으로 대응할 수 있도록 해야 합니다.

전기 안전:

전기 설비 점검: 전기 설비는 정기적인 점검을 통해 누전이나 과부하를 방지하고, 전기 안전사고를 예방해야 합니다. 특히, 오래된 건물의 경우 전기 배선이 노후화될 가능성이 높으므로 이에 대한 철저한 관리가 필요합니다.

엘리베이터 안전:

정기 점검 및 긴급 연락망 구축: 엘리베이터가 설치되어 있는 경우, 엘리베이터의 안전 관리 역시 중요합니다. 정기적인 점검과 함께, 고장 시 신속히 대응할 수 있는 긴급 연락망을 구축하는 것이 필요합니다.

 

추가적인 관리 방안

효율적인 비용 관리:

정기적인 예산 검토: 소규모 건물의 특성상 제한된 예산 내에서 운영이 이루어져야 하므로, 정기적으로 예산을 검토하고 불필요한 비용을 절감할 수 있는 방안을 모색해야 합니다.
에너지 절약: 에너지 소비를 줄이기 위한 조치도 필요합니다. LED 조명으로 교체하거나, 태양광 패널을 설치하여 전기 비용을 절감하는 것도 고려해볼 수 있습니다.

 

입주자와의 원활한 소통:

입주자 의견 수렴: 건물 운영의 효율성을 높이기 위해 입주자들의 의견을 정기적으로 수렴하는 것이 중요합니다. 이들의 피드백을 반영하여 문제를 신속하게 해결하고, 건물의 운영 상태를 개선할 수 있습니다.

소규모 건물의 운영과 관리는 대규모 건물과 비교하여 그 과정이 간단해 보일 수 있지만, 사실 효율적인 관리와 안전한 환경 유지를 위해서는 세심한 주의와 계획이 필요합니다. 특히 지하층의 물 관리와 폐수 처리는 건물 전체의 안전과 직결되는 문제이므로, 철저한 대비와 관리가 필수적입니다. 위의 방안들을 통해 소규모 건물의 운영 효율성을 극대화하고, 안전하고 쾌적한 환경을 유지할 수 있을 것입니다.

 

부동산임대차계약서(아주자세하게 만들고 이를 원칙으로 사용해야 임차인과의 관계가 깔끔해 진다)

보증금, 임대료, 관리비(고정관리비, 수도요금, 전기요금-전용부분,공용부분)

건물임대.관리 자동화 엑셀(임대료, 관리비, 수선비, 주차비, 청구 및 청구서 출력 자동화)

 

관리 인력 배치 방법

 

시설관리 상주인원의 고용

중소형건물의 경우 상주관리인원을 최소화하고 필요하다면 경비원 겸 관리소장 1명 정도 상주인원 고용한다.

 

경비원 겸 소장 1인

-상주인원을 둘 경우 경비원, 소장을 따로 두지 말고 1명으로 두고 급여를 더 올려 준다.

-컴퓨터 특히 엑셀을 어느정도 사용할 줄 아는 사람, 전기에 대하여도 어느정도 만질 줄 아는 사람, 소방안전관리 자격증 및 전기기능사 이상 소지시 400~420(시설 및 수리, 전기 기본 공사 직접하거나 감독 할 수 있는 사람)

 

-주차관리는 입차와 출차는 자동화(주차기) 통제 하고 : 입주자는 할인카드 지급 외부인 및 건물이용자 입주자별 차량번호 등록 하여 할인해 주고 주차비는 업체 일괄 징수

-별도 경비요원은 둘 필요 없으며  CCTV-IP cctv로 자동녹화 및 외부 핸드폰 모니터링 가능하도록 

-상주청소원은 규모(8층이상 전용면적 1500평의 경우 1명 상주)가 아니면 옆 건물 청소자 또는 청소업체와 계약 후 용역

 

시설관리

 

-시설관리는 소장이 전임 하고 전기, 소방, 승강기는 외주 전문관리(소방 안전관리자와 소방시설관리는 다름)

 

-다만 소방안전관리자는 관리소장이나 건물주자 직접 교육이수로 소방안전 관리자 2,3급 취득요함

 

-직접관리해야 하는 설비로는 우수 배수펌프 : 1개 또는 2개(예비) 가능하면 2개로 설치한다.(2개로 설치하면 물의 량에 따라 2개가 모두 작동할때도 있다.

 

-만약 우수가 많이 발생하지 않을 경우 펌프가 오랜동안 작동할 기회가 없어 협착이 되는 경우가 많으니 수시로 강제 가동 필요(점검 철저, 점검일지 기록하고 순회점검 일지 작성하도록 ....)

 

-1개일 경우 오버플로우 발생이 되면 즉 비나 기타 모아지는 물의 량이 많으면 집수정에서 물이 넘처 지하가 침수될 우려가 있으니, 오버플로우시 무선SMS 경고 신호 발송장치와 CCTV설치 필요

 

 - 건물주나 관리소장이 상주 하지 않을 경우 인근 철물점, 부동산, 공사업체와 긴밀한 관계 유지 필요(해외여행, 지방출장 등을 대비) 

 

 

관리비, 임대료와 관련

 

수도요금

공용부분(청소, 관리용)과 전용부분(식당, 기타 업소), 일반 사무실의 경우 음용수 또는 간단한 세안 정도이니 건물주가 부담하는 것이 상례, 식당 및 업소 등 물을 많이 소비하는 업종의 경우 별도 계량기를 설치하여 검침하고 별도 분배하여 청구한다.

 

예) 한전에서 청구되는 사용량이 100m3 이면 계량기 설치한 업소를 모두 더한 량이 70m3일경우 1m3당 단가를 계산하고, 공용요금은 기본요금을 임대 평수로 나눈다(합이 30m3), 그리고 70m3 업소 전용요금으로 별도 부가

 

전기요금

전용요금은 한전에서 직접 청구하도록(모자분리)하거나 수도요금과 같이 전체사용량 - 별도의 검침기 들의 합산 후  전용부분과 공용부분으로 나누어 분배하여 청구

 

단, 이러한 수도요금과 전기요금의 분배와 관련하여 사전에 자료를 만들어 입주자들에게 한전에서 청구되는 요금들이 어떻게 재 분배되어 다시 청구가되어 지는지를 규정으로 만들어 배포하여야한다.

 

만약 이렇게 하지 않을 경우 입주자들은 입주기간 내내 전기요금, 수도료가 과잉 청구 되었다, 어느집에 유리하게 부가되었다. 누구는 공짜가 아니냐? 등의 수많은 민원이 발생하고 서로가 불신하게 되어 무척이나 시끄러워 지고, 불편한 관계가 내내 존재하게 됩니다.

 

보증금, 임대료, 관리비 등 산정방법

 

보증금 = (임대료 + 관리비) x 13개월분으로 한다. 그런데 왜 13개월분인가 하면 이유는 다음과 같습니다.

 

보통 법적으로 임대료가 3개월(3회분)이 이유없이 연채되면 건축주는 법원에 명도신청서를 신청하게 된다. 그로부터 3개월 후 법원에서는 다양한 조정과 중재를 하게 되지만 그래도 해결이 안될 듯 싶으면 판결을 하게 되는데 이 기간이 또 6개월정도 소요된다.  그래서 약 12개월이 소요되는데 13개월은 조금이라도 연기될 가능성까지 생각하여 설정한 것이다.

 

따라서 건물주는 연체가 1개월이라도 발생하게 되면 이를 구두로 입주자에게 알려 주어야 하는데 이런것을 "내용증명"이라고 한다. 하지만 1개월 밀렸다고 내용증명 보내면 욕바가지를 각오해야 할 것이다. 왜냐하면 1달 정도는 임차인도 깜박깜빡할 수 있기 때문이다.

 

그래서 1달은 보통 구두로 전달하고(가능하면 문자나 카카오톡)등을 사용하지 말고 전화로 살짝 알려 준다.

그런데 2달쨰도 연체하면 다시 전화하여 사정을 물어 보고 날자를 정하여 이때까지 연체된 임대료를 납부하지 않으면 법적인 절차로 부득이 내용증명을 보낼수 밖에 없으니 양해를 구한다.

 

다시 3개월째도 남입이 안되면 최고장으로 마지막 통보 내용증명을 보내야 합니다.

내용증명이라는 것이 강제적인 효력은 없지만 법원에서는 서로 이 내용을 잘 이해하고 있는지를 알아 보아야하기 때문에 일련의 절차라고 보시면 됩니다. 즉 말로 몇번 미납사실을 고지하고 정 안내면 법으로 해결할 수 밖에 없으니 어떻게든 미납 임대료를 납입하시라는 말과 내용증명을 보냈는지의 여부를 묻게 된다는 것이다. 이게 우리은 민법에서의 절차라고 보시면 됩니다. 상대방이 의무를 이행하지 않으면 법으로 판단을 받을 수 밖에 없다는 것을 상호 인지해 있어야 원만한 해결을 될 수 있다는 것이다. 

 

다음은 임대료입니다.

임대료는 인터넷이나 주변에서 자신의 건물의 노후정도, 부대시설(주차환경), 입주자 편의시설 등의 여건을 고려하여 평균임대료에소 가감 하시면 됩니다.

 

층별 임대료도 주변 시세에 맞추면 문제가 없습니다만 주변시세는 보통 3층을 기준으로 합니다.

6층건물 지하2개층의 경우(승강기시설이 되어 있을 경우)

 

지하2층 기준*0.5

지하1층 기준*0.7, 1층과 연결되어 있을 경우 기준시세

1층 기준*2

2층 기준*1.5,  1층과 바로 통하면 기준*2.0

3층 기준시세

4층 기준시세

5층  기준시세*0.8

6층  기준시세*1.5(요즘)

 

다음은 관리비 입니다.

 

관리비는 일반적으로 대도시나 중소도시나 지방 마을이나 거의 대동소이합니다.

관리비의 큰 차이는 상주인원에 있습니다. 상주인원을 두어야 할 경우 인건비가 상승하게 됩니다.

관리비는 최소 4,000원/평~25,000원/평

 

예를 들어 연면적 (공동면적 포함) 500평의 건물인 경우 월 2,000,000원 정도가 소요됩니다.

그런데 1명의 상주인원이 추가되면 최소한 250만원의 추가 되니 4.500,000원이 관리비가 됩니다.

이 경우 9,000원/평이 됩니다.

 

여기에 승강기, 주차기, 소방시설 등의 안전관리비가 추가되는 건물이라면 50만원에서 100만원정도가 추가됩니다. 이러면 10,000원/평 초과됩니다.  

 

건물관리에 있어서 고정관리비, 임대료 및 관리비 청구엑셀, 전기요금청구 등등의 관리용 엑셀들은 아래 내용과 동영상들을 참고하시기 바랍니다.

 

여기서 중요한 것은 관리비는 실제 건물 관리에 들어가는 비용을 말하는 것입니다.

시설유지보수, 시설교체, 청소, 경비, 관리인력 인건비, 기타 관리비용 등등입니다.

처음에는 관리비가 어느정도 소요될지 알수 없다면 일반적인 건물관리비를 적용하여 1년으로 산출하고 다시 12개월로 나누어야 월 고정관리비가 됩니다.  왜 1년으로 산출부터 해야 하면  월별, 분기별, 반기별 지출되는 비용이 다르기 때문입니다.  

 

이렇게 1년을 운영해 보고 반드시 지출증빙을 할 수 있도록 영수증 및 거래명세서, 카드명세서 등을 잘 보관 하고 있다가, 매년 3월 이를 반영하여 인상 또는 감액을 실시하여야 합니다. 물론 의무사항은 아니지만 관리비를 허투로 사용했다가는 큰 문제가 될 수 있다는 점 알고 있어야 할 중요한 내용입니다.  이 내용은 반드시 임대차 계약서에 포함시켜 두는 것이 좋습니다. 그래야 관리비를 올리거나 내릴 수 있는 근거가 됩니다.  

 

보통은 관리비를 임대료에서 일부를 분리하여 관리비에 붙이는 경우가 있는데 정말 위험 천만한 행위입니다. 유의 하셔야 합니다. 어떤 경우는 이 관리비가 과다 청구되었다고 감정이 좋지 안은 상태에서 퇴거를 하는 분들이 고발 하는 경우도 더러 있기 때문입니다.

 

일반적인 건물관리비 =>  유형에 따른 다양한 건물 관리비 산출.xlsx

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: 엑셀 템플릿 소개

 

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